Reikalavimai ir funkcijos 

 

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS VYRIAUSIASIS SPECIALISTAS

1. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilyginamą išsilavinimą;
1.2. turėti ne mažesnę nei 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;
1.3. išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius valstybės tarnybą, darbo santykių reguliavimą, viešojo administravimo įstaigų veiklą, archyvų darbą, dokumentų valdymą;
1.4. būti susipažinusiam su supaprastintus viešuosius pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais;
1.5. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, analitiškai įvertinti problemas, rengti išvadas, problemų sprendimų koncepcijas, modeliuoti situacijas, prognozuoti rezultatus, nustatyti sprendimų strategiją;
1.6. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, mokėti rengti oficialius dokumentus;
1.7. mokėti dirbti kompiuteriu MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Outlook, Internet Explorer programomis;

2. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo šias funkcijas:
2.1. koordinuoja Lietuvos darbo biržos veiklos dokumentų valdymą pagal teisės aktų reikalavimus, rūpinasi dokumentų valdymo procedūrų tobulinimu; įgyvendina Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nuostatas;
2.2. dalyvauja rengiant dokumentų valdymo politiką, jos įgyvendinimo priemonių planus ir įgyvendinant juos;
2.3. rengia ir diegia vieningą dokumentų rengimo ir tvarkymo sistemą teritorinėse darbo biržose, rengia tipinius dokumentacijos planus, teikia teritorinėms darbo biržoms rekomendacijas;
2.4. dalyvauja rengiant  skyriaus nuostatų ir darbuotojų pareigybių aprašymų projektus;
2.5. vykdo pavedimų vykdymo terminų kontrolę, teikia ataskaitas;
2.6. rengia teisės aktų ir kitų oficialiųjų dokumentų projektus dokumentų valdymo klausimais;
2.7. dalyvauja rengiant dokumentų formų projektus, derina dokumentų formų projektus;
2.8. dalyvauja  darbo grupių ir komisijų skyriaus kompetencijai priskirtiems klausimams nagrinėti  veikloje;
2.9. konsultuoja, teikia metodinę ir praktinę pagalbą Lietuvos darbo biržos valstybės tarnautojams, darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, ir teritorinėms darbo biržoms dokumentų valdymo klausimais;
2.10. analizuoja ir teikia pasiūlymus dėl kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos funkcionavimo, tobulinimo ir plėtros;
2.11. teikia siūlymus ir rekomendacijas dėl kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos funkcionalumo, tobulinimo ir plėtros, dalyvauja diegiant naujas dokumentų valdymo technologijas;
2.12. užtikrina elektroninių dokumentų naudojimo plėtrą;
2.13. atsako už kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos turinį;
2.14. kontroliuoja, kad naudojamoje kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje būtų patalpinti visos dokumentų skaitmeninės kopijos;
2.15. organizuoja dokumentų registravimą, tvarkymą ir apskaitą;
2.16. organizuoja vidaus dokumentų apskaitą struktūriniuose padaliniuose;
2.17. vykdo įslaptintų dokumentų registravimą, apyvartą ir saugojimą;
2.18. rengia metų dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, dokumentų registrų sąrašą,
2.19. dalyvauja organizuojant Lietuvos darbo biržos posėdžių, pasitarimų, medžiagos pateikimą;
2.20. rengia Lietuvos darbo biržos dokumentacijos planą, dokumentacijos pano papildymų sąrašus, dokumentų registrų sąrašus; dalyvauja dokumentų ekspertų komisijos darbe;
2.21. atlieka kartu su kitų skyrių valstybės tarnautojais ir darbuotojais, dirbančiais pagal darbo sutartis, dokumentų ekspertizę;
2.22. koordinuoja Lietuvos darbo biržos archyve saugomų dokumentų apskaitos tvarkymą bei sudarytų dokumentų bylų priėmimą saugoti;
2.23. kontroliuoja struktūriniuose padaliniuose:
2.23.1. oficialiųjų dokumentų rengimą;
2.23.2. dokumentų registravimą;
2.23.3. dokumentų apyvartą;
2.23.4. bylų sudarymą, tvarkymą ir dokumentų saugojimą;
2.24. nustačius teritorinėse darbo biržose nukrypimus nuo nustatytų dokumentų valdymo procesų ar teisės aktų reikalavimų, informuoja apie juos Skyriaus vedėją, Veiklos valdymo departamento direktorių ir Kokybės vadybos ir kontrolės skyrių;
2.25. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus;
2.26. rengia technines specifikacijas viešiesiems priskirtų skyriaus kompetencijai prekių ir paslaugų pirkimams rengimą ir dalyvauja nustatant kvalifikacinius reikalavimus tiekėjams;
2.27. sudaro, tvarko, saugo ir nustatytąja tvarka perduoda archyvui priskirtas dokumentacijos plane dokumentų bylas;
2.28. rengia  siunčiamus dokumentus dėl Lietuvos darbo biržos direktoriaus įsakymų ir kitų vidaus dokumentų siuntimo ir kitais klausimais, siekiant užtikrinti skyriui priskirtų uždavinių ir funkcijų įgyvendinimą laiku;
2.29. dalyvauja:
2.29.1. tikrinant teritorines darbo biržas skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais;
2.29.2. tobulinant dokumentų valdymo procesus teritorinėse darbo biržose;
2.29.3. darbo grupių ir komisijų veikloje, pasitarimuose personalo, dokumentų  valdymo klausimais;
2.30. kontroliuoja struktūriniuose padaliniuose parengtų dokumentų rengimą ir tvarkymą, informuoja skyriaus vedėją apie dokumentų rengimo ir tvarkymo struktūriniuose padaliniuose būklę;
2.31. vykdydamas jam pavestas funkcijas, bendradarbiauja su Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos, Lietuvos valstybinių archyvų, teritorinių darbo biržų ir kitų institucijų valstybės tarnautojais, kitomis įstaigomis, institucijomis ir organizacijomis;
2.32. administruoja oficialiąją Lietuvos darbo biržos elektroninio pašto dėžutę info@ldb.lt, kitas dokumentų pristatymo sistemas, peradresuoja asmenų paklausimus pagal kompetenciją kitam valstybės tarnautojui, darbuotojui arba teritorinei darbo biržai arba atsako į juos;
2.33. dalyvauja nagrinėjant Kokybės vadybos ir kontrolės skyriaus deleguotus asmenų skundus;
2.34. laikosi Vidaus tvarkos taisyklių, Etikos kodekso, Darbo saugos ir Priešgaisrinės saugos taisyklių nuostatų reikalavimų;
2.35. vykdo kitus, vienkartinio pobūdžio, skyriaus vedėjo pavedimus, siekiant veiklos tikslų įgyvendinimo.



<< Atgal

Informacija atnaujinta: 2014.05.30 09:55