Reikalavimai ir funkcijos 

 

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS VYRIAUSIASIS SPECIALISTAS

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;
1.2. turėti ne mažesnę nei 1 metų darbo patirtį;
1.3. išmanyti Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymą, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius valstybinių institucijų ir įstaigų veiklą, asmenų aptarnavimą, informacijos teikimą, etiketą, dokumentų valdymą, Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos nuostatus, tarnybinį protokolą;
1.4. mokėti rengti oficialius dokumentus, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, analitiškai įvertinti problemas, rengti trumpus referatus;
1.5. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;
1.6. mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Outlook.

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. registruoja direktoriaus įsakymus priskirtuose dokumentų registruose (popieriuje ir/ar skaitmeninėje laikmenoje), suteikia jiems numerius; registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Lietuvos darbo biržos kompiuterinės dokumentų valdymo sistemą (toliau – sistema);
2.2. perkelia direktoriaus įsakymų pavedimus į kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą;
2.3. sudaro, tvarko, saugo direktoriaus įsakymų bylas, priskirtas jam dokumentacijos plane, veda sudaromų bylų apskaitą;
2.4. laikinai nesant Skyriaus darbuotojui, vykdančiam dokumentų registravimo funkcijas, perkelia Lietuvos darbo biržos vadovybės rezoliucijas į kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą ir atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį;
2.5. skenuoja dokumentus ir talpina failus į sistemos duomenų bazę;
2.6. priima ir perduoda faksus, dokumentus persiunčiamus elektroninėmis dokumentų pristatymo sistemomis;
2.7. atlieka numatytas sistemoje užklausas, rengia ir teikia informaciją apie dokumentų apyvartą bei judėjimą, kitais kompetencijos klausimais Lietuvos darbo biržos vadovybei;
2.8. renka, kaupia informaciją, sudaro Lietuvos darbo biržos direktoriaus (toliau – direktorius) dienotvarkės projektus, informuoja jį apie renginius ir suplanuotus susitikimus;
2.9. registruoja lankytojus, derina ir paskiria jiems susitikimo su direktoriumi laiką;
2.10. organizuoja telefoninius direktoriaus pokalbius, operatyviai sujungia direktoriaus telefoną su vidiniais ir išoriniais abonentais;
2.11. atsakinėja direktoriaus telefonu, teikia reikiamą informaciją, reikalui esant peradresuoja skambučius kitiems valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai) pagal jų kompetenciją;
2.12. referuoja direktoriui apie pateikiamų rezoliucijoms dokumentų turinį, gautus pranešimus ar kitą informaciją;
2.13. priima direktoriui skirtus dokumentus ar jų projektus, patikrina, ar yra visos būtinos vizos, ar teisingai dokumentai įforminti, reikalui esant grąžina juos rengėjams;
2.14. perduoda direktoriui pasirašymui ar rezoliucijų rašymui pateiktus darbuotojų dokumentus ar jų projektus, pasirašytus dokumentus nustatyta tvarka grąžina rengėjams arba išsiuntimui;
2.15. organizuoja tinkamų darbo sąlygų, reikalingų direktoriui vykdant savo funkcijas sudarymą, aprūpina direktorių raštinės reikmenimis, informaciniais ir kitais ištekliais;
2.16. dalyvauja organizuojant direktoriaus išvykas ir komandiruotes;
2.17. dalyvauja sudarant sąlygas svečių ir tarptautinių delegacijų darbui, aptarnauja juos laikantis tarnybinio protokolo reikalavimų;
2.18. direktoriaus pavedimu rengia oficialių dokumentų projektus;
2.19. organizuoja darbuotojų priėmimą pas direktorių, perduoda jiems direktoriaus kvietimus, organizuoja pasitarimus, posėdžius ir kitus renginius, vykstančius pas direktorių, perduoda darbuotojams informaciją bei direktoriaus pavedimus;
2.20. pasirašytų dokumentų originalus ir antruosius egzempliorius nustatyta tvarka sega į bylas, perduoda vykdytojams ar atsakingiems asmenims;
2.21. sudaro, tvarko ir nustatytąja tvarka perduoda archyvui dokumentacijos plane jam paskirtas dokumentų bylas;
2.22. vykdydamas jam pavestas funkcijas, bendradarbiauja su visais darbuotojais;
2.23. vykdo kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas ir su įstaigos ar Skyriaus funkcijomis susijusius vienkartinio pobūdžio direktoriaus, Veiklos valdymo departamento direktoriaus ar Skyriaus vedėjo pavedimus.



<< Atgal

Informacija atnaujinta: 2014.05.30 09:55