Reikalavimai ir funkcijos 

 

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS VYRIAUSIASIS SPECIALISTAS

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti  aukštąjį neuniversitetinį, aukštesnįjį arba jam prilyginamą išsilavinimą;
1.2. turėti 1 metų darbo stažą;
1.2. išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų, Valstybinės kalbos įstatymus, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymu, kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, įforminimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą;
1.3. būti susipažinusiam su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymus, Piliečių ir kitų asmenų aptarnavimo viešojo administravimo ir kitose institucijose pavyzdinės tvarkos aprašą, kitus teisės aktus, reglamentuojančius darbo organizavimą viešojo administravimo įstaigose; Lietuvos Respublikos teisės aktus,  reglamentuojančius Lietuvos darbo biržos veiklą, užimtumo rėmimą.
1.4. mokėti rengti oficialius dokumentus, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją;
1.5. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu valstybine kalba;
1.6. mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet Explorer programomis, kitomis biuro technikos priemonėmis.

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja dokumentų apyvartos procesus Lietuvos darbo biržoje prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Lietuvos darbo birža), užtikrinant greitą ir tikslų dokumentų judėjimą,
2.2. priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją,  pateikia Lietuvos darbo biržos vadovybei rezoliucijoms, paskirsto dokumentus su rezoliucijomis Lietuvos darbo biržos struktūriniams padaliniams vykdyti ar susipažinti;
2.3. registruoja asmenų prašymus ir skundus, įteikia jiems prašymo gavimo faktą patvirtinančius dokumentus;
2.4. registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Lietuvos darbo biržos kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos duomenų bazę, skenuoja dokumentus ir talpina failus į duomenų bazę;
2.5. registruoja vidaus dokumentus, organizuoja vidaus dokumentų apskaitą Lietuvos darbo biržos struktūriniuose padaliniuose;
2.6. registruoja sutartis;
2.7. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, išsiunčia Lietuvos darbo biržos vadovybės pasirašytus dokumentus pagal adresatų sąrašus;
2.8. prižiūri, kad parengtų siunčiamų dokumentų failai būtų įrašyti į kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą;
2.9. priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas;
2.10. organizuoja paėmimą iš pašto dėžės, gautos korespondencijos peržiūrėjimą, pirminį jos tvarkymą, reikalui esant, Lietuvos darbo biržai adresuotų oficialių dokumentų paėmimą iš pašto,
2.11. perkelia Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Lietuvos darbo birža) vadovybės rezoliucijas į kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą ir atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį, skenuoja ir įveda į kompiuterines laikmenas dokumentus;
2.12. peržiūri dokumentų užduočių vykdymo ir asmenų skundų nagrinėjimo terminus, informuoja atsakingą skyriaus specialistą;
2.13. dalyvauja rengiant Lietuvos darbo biržos dokumentacijos planą ir kitus dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
2.14. konsultuoja Lietuvos darbo biržos specialistus dokumentų rengimo ir tvarkymo bei kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos naudojimo klausimais;
2.15. ieško ir teikia informaciją apie kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje įvestus dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis);
2.16. atlieka dokumentų paiešką bylose ir teikia informaciją Lietuvos darbo biržos tarnautojams ir darbuotojams bei kitiems interesantams;
2.17. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane skyriaus kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;
2.18. perduoda dokumentų bylas Lietuvos darbo biržos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;
2.19. analizuoja ir teikia ataskaitas apie dokumentų užduočių vykdymo eigą, asmenų skundų tyrimo eigą ir dokumentų judėjimą;
2.20. laikosi Vidaus tvarkos taisyklių, Etikos kodekso, Darbo saugos ir Priešgaisrinės saugos taisyklių nuostatų reikalavimų;
2.21. vykdo kitus, vienkartinio pobūdžio, skyriaus vedėjo pavedimus, siekiant veiklos tikslų įgyvendinimo.



<< Atgal

Informacija atnaujinta: 2014.05.30 09:55