Reikalavimai ir funkcijos 

 

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS VYRIAUSIASIS SPECIALISTAS

1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;
1.2. turėti ne mažesnę nei 1 metų darbo patirtį;
1.3. išmanyti teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų rengimą, įforminimą, jų valdymą, tvarkymą bei apskaitą, Lietuvos darbo biržos veiklą, užimtumo rėmimą, asmenų prašymų ar skundų nagrinėjimą ir jų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose;
1.4. mokėti rengti oficialius dokumentus, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją;
1.5. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu valstybine kalba;
1.6. mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Outlook.

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja dokumentų apyvartos procesus Lietuvos darbo biržoje, užtikrinant greitą ir tikslų dokumentų judėjimą;
2.2. priima, tvarko, registruoja ir paskirsto gautą korespondenciją,  pateikia Lietuvos darbo biržos vadovybei rezoliucijoms, paskirsto dokumentus su rezoliucijomis Lietuvos darbo biržos struktūriniams padaliniams vykdyti ar susipažinti;
2.3. registruoja asmenų prašymus ir skundus, įteikia jiems prašymo gavimo faktą patvirtinančius dokumentus;
2.4. registruoja ir įrašo duomenis apie dokumentus į Lietuvos darbo biržos kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos duomenų bazę, skenuoja dokumentus ir talpina failus į duomenų bazę;
2.5. registruoja vidaus dokumentus, organizuoja vidaus dokumentų apskaitą Lietuvos darbo biržos struktūriniuose padaliniuose;
2.6. registruoja sutartis;
2.7. tvarko siunčiamą korespondenciją: tikrina, ar teisingai įforminta, tvarkingai ir tinkamai parengta bei sukomplektuota, registruoja, rūšiuoja, ruošia išsiųsti, pildo registrus, išsiunčia Lietuvos darbo biržos vadovybės pasirašytus dokumentus pagal adresatų sąrašus;
2.8. prižiūri, kad parengtų siunčiamų dokumentų failai būtų įrašyti į kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą;
2.9. priima ir siunčia dokumentus per elektronines dokumentų pristatymo sistemas;
2.10. organizuoja paėmimą iš pašto dėžės, gautos korespondencijos peržiūrėjimą, pirminį jos tvarkymą, reikalui esant, Lietuvos darbo biržai adresuotų oficialių dokumentų paėmimą iš pašto,
2.11. perkelia Lietuvos darbo biržos vadovybės rezoliucijas į kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą ir atiduoda dokumentus vykdytojams, reikalui esant daro dokumentų kopijas ir atiduoda jas pagal paskirtį, skenuoja ir įveda į kompiuterines laikmenas dokumentus;
2.12. peržiūri dokumentų užduočių vykdymo ir asmenų skundų nagrinėjimo terminus, informuoja atsakingą skyriaus specialistą;
2.13. dalyvauja rengiant Lietuvos darbo biržos dokumentacijos planą ir kitus dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
2.14. konsultuoja Lietuvos darbo biržos valstybės tarnautojus ir darbuotojus dirbančius pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai) dokumentų rengimo ir tvarkymo bei kompiuterinės dokumentų valdymo sistemos naudojimo klausimais;
2.15. ieško ir teikia informaciją apie kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje įvestus dokumentus, jų vykdymo eigą ir pavedimus (užduotis);
2.16. atlieka dokumentų paiešką bylose ir teikia informaciją Lietuvos darbo biržos darbuotojams bei kitiems interesantams;
2.17. sudaro, tvarko, saugo dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane skyriaus kompetencijai, veda sudaromų bylų apskaitą;
2.18. perduoda dokumentų bylas Lietuvos darbo biržos archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;
2.19. analizuoja ir teikia ataskaitas apie dokumentų užduočių vykdymo eigą, asmenų skundų tyrimo eigą ir dokumentų judėjimą;
2.20. vykdo kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas ir su įstaigos ar Skyriaus funkcijomis susijusius vienkartinio pobūdžio Lietuvos darbo biržos direktoriaus, Veiklos valdymo departamento direktoriaus ar Skyriaus vedėjo pavedimus.



<< Atgal

Informacija atnaujinta: 2014.05.30 09:55