Reikalavimai ir funkcijos 

 

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS VYRIAUSIASIS SPECIALISTAS

 1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti aukštąjį išsilavinimą;
1.2. išmanyti teisės aktus, reglamentuojančius archyvų veiklą ir dokumentų rengimą, jų įforminimą, valdymą, tvarkymą bei apskaitą, Lietuvos darbo biržos veiklą, užimtumo rėmimą, asmenų prašymų ar skundų nagrinėjimą ir jų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose;
1.3. mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją;
1.4. mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Outlook.

2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. organizuoja Lietuvos darbo biržos struktūrinių padalinių dokumentų perdavimą archyvui, rengia dokumentų (bylų) perėmimo aktus;
2.2. priima iš Lietuvos darbo biržos struktūrinių padalinių dokumentus saugojimui į archyvą; kaupia ir saugo archyvų saugyklose dokumentus, liudijančius apie Lietuvos darbo biržos teises, pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus ir turinčius istorinę, mokslinę, teisinę ir praktinę vertę;
2.3. perimtus į archyvą dokumentus nustatyta tvarka šifruoja, sistemina, aprašo ir apskaito;
2.4. tvarko, sistemina, aprašo ir apskaito Lietuvos darbo biržos įgyvendintų projektų dokumentų bylas;
2.5. atrenka struktūrinių padalinių dokumentų valdyme susidariusius nuolat ir ilgai saugomus dokumentus, tvarko užbaigtas dokumentų bylas, tvarko saugomų dokumentų apskaitą, užtikrinančią jų valdymą, rengia dokumentų bylų apyrašus, teikia Lietuvos valstybės naujajam archyvui (toliau – LVNA) apskaitos duomenis per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS) derinimui, rengia pažymą apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą ir teikia ją LVNA;
2.6. tvarko Lietuvos darbo biržos archyvą teisės aktų nustatyta tvarka;
2.7. informuoja skyriaus vedėją apie Lietuvos darbo biržų struktūrinių padaliniuose dingusius ir archyvui neperduotus nuolat, ilgai ir trumpai saugomus dokumentus, imasi priemonių jų paieškai;
2.8. kontroliuoja saugomų dokumentų būklę, esant būtinumui, organizuoja jų atstatymą;
2.9. tvarkingai laiko ir užtikrina priimtų saugojimui dokumentų apsaugą;
2.10. rūpinasi, kad archyvo patalpos ir sąlygos jose atitiktų nustatytiems dokumentų saugyklų reikalavimams, kontroliuoja archyvo patalpų mikroklimatą;
2.11. rūpinasi, kad dokumentai būtų saugomi patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius;
2.12. užtikrina, kad būtų išsaugoti Lietuvos darbo biržos veiklos dokumentai reikiamą laiką veiklos įrodymui ir su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisių apsaugai, kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentai, perimti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka;
2.13. užtikrina, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką, kartu su šiais dokumentais saugo ir kontekstinę informaciją;
2.14. užtikrina Lietuvos darbo biržos darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų; organizuoja kuo paprastesnį informacijos pateikimą naudojantis archyve saugomais dokumentais;
2.15. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
2.16. sudaro dokumentacijos plano suvestinę ir teikia jos duomenis LVNA per EAIS;
2.17. atlieka kartu su kitais struktūriniais padaliniais dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja Lietuvos darbo biržos Dokumentų ekspertų komisijos (toliau – DEK) veiklą, organizuoja dokumentų sunaikinimą;
2.18. rengia aktus dokumentų bylų perdavimui valstybiniam saugojimui, nurašymui, sunaikinimui, perduoda ilgai ir nuolat saugomų dokumentų bylas valstybiniam saugojimui;
2.19. teisingai ir laiku parengia archyvo darbo ataskaitas;
2.20. dalyvauja rengiant oficialius dokumentus kompetencijos klausimais;
2.21. pagal pareikalavimą rengia archyvo pažymų projektus ir dokumentų kopijas, rengia atsakymus į užklausimus, apskaito juos;
2.22. teisės aktų nustatyta tvarka užtikrina saugomose archyve dokumentuose esančių asmens duomenų ir kitos konfidencialios informacijos saugumą;
2.23. atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina archyvinių dokumentų kopijas ar išrašus pažymoms apie darbo užmokestį rengti;
2.24. dalyvauja tvarkant skyriaus dokumentų bylas perdavimui į archyvą;
2.25. pagal Lietuvos darbo biržos valstybės tarnautojų ir darbuotojų poreikius atlieka dokumentų paiešką einamų ir praėjusių metų jo saugomose dokumentų bylose;
2.26. rengia ir teikia informaciją kompetencijos klausimais;
2.27. registruoja gautus, siunčiamus ir kitus dokumentus registruose, vadovaudamasis dokumentacijos planu ir registrų sąrašu;
2.28. registruoja dokumentus kompiuterinėje dokumentų valdymo sistemoje DocLogix, talpina į šią sistemą skenuotus arba gautus elektroniniu paštu ar per informacines sistemas dokumentus, suveda rezoliucijas ir informaciją apie paskirtas užduotis, pavedimus;
2.29. tvarko Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka skyriui priskirtas dokumentų bylas;
2.30. organizuoja dokumentų, segamų į kitų Lietuvos darbo biržos skyrių tvarkomas bylas, pateikimą atsakingiems už bylas darbuotojams;
2.31. sutvarko ir išsiunčia popierinius siunčiamus dokumentus;
2.32. siunčia adresatams elektroninius dokumentus;
2.33. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus;
2.34. protokoluoja Lietuvos darbo biržos vadovybės darbo pasitarimus ir posėdžius;
2.35. vykdo kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas ir su įstaigos ar Skyriaus funkcijomis susijusius vienkartinio pobūdžio Lietuvos darbo biržos direktoriaus, Finansų, teisės ir pirkimų departamento direktoriaus ar Skyriaus vedėjo pavedimus.



<< Atgal

Informacija atnaujinta: 2014.05.30 09:55